Dokumentasi Resmi Operasional Sistem

Buku Panduan Sistem Antrol RSUD ASA

Petunjuk teknis dan alur operasional komprehensif Sistem Antrean Online & Anjungan Mandiri RSUD Anugerah Sehat Afiat (ASA) Kota Depok. Disusun lengkap untuk Pasien Rawat Jalan dan Administrator Pengelola Rumah Sakit.

Unduh Dokumen PDF (.pdf)

Registrasi Akun, Login & Lupa Password

Mekanisme autentikasi, verifikasi email, dan perlindungan privasi akun pasien

A. Pendaftaran Akun Baru

Klik menu Masuk / Daftar di sudut kanan atas halaman beranda.
Pilih tab Daftar Akun pada form otentikasi.
Isi data registrasi: Nama Lengkap, Alamat Email Aktif, dan Kata Sandi (minimal 8 karakter).
Sistem menerapkan Rate Limiting (Throttle: 6 per menit) untuk mencegah pembuatan akun bot.
Klik Daftar Sekarang. Anda langsung login ke portal pasien. Tautan verifikasi email otomatis terkirim untuk keamanan jangka panjang.

B. Pemulihan Kata Sandi (Lupa Password)

Pada halaman Login, klik tombol tautan Lupa Password?.
Masukkan alamat email yang terdaftar pada akun Anda.
Klik Kirim Link Reset Password. Sistem mencatat token acak pada tabel database password_reset_tokens.
Buka kotak masuk email Anda (periksa juga folder Spam/Promotions), lalu klik tombol Reset Password.
Masukkan kata sandi baru minimal 8 karakter dan konfirmasi kata sandi baru. Token ini memiliki masa kedaluwarsa 60 menit.

Kebijakan 1 Akun = 1 NIK Pasien Demi menjaga kerahasiaan riwayat medis dan integrasi rekam medis SIMRS yang akurat, satu akun login hanya dapat ditautkan dengan satu Nomor Induk Kependudukan (NIK). Jika ingin mendaftarkan anggota keluarga lain, silakan daftarkan akun baru atau hubungi loket pendaftaran di rumah sakit.

Alur Khusus Pasien BPJS Kesehatan (JKN)

Regulasi pendaftaran rujukan berjenjang melalui aplikasi resmi Mobile JKN

Berdasarkan regulasi resmi BPJS Kesehatan Republik Indonesia, seluruh pendaftaran rawat jalan peserta JKN/KIS ke Fasilitas Kesehatan Rujukan Tingkat Lanjutan (FKRTL) wajib dilakukan melalui aplikasi resmi Mobile JKN untuk sinkronisasi rujukan online dan bridging antrean nasional:

Rujukan / SKDP Aktif

Pastikan Anda memiliki surat rujukan aktif dari Puskesmas / Faskes 1, atau Surat Kontrol (SKDP) dari dokter spesialis RSUD ASA.

Aplikasi Mobile JKN

Buka Mobile JKN -> Masuk menu Pendaftaran Pelayanan (Antrean) -> Pilih Faskes Rujukan Tingkat Lanjut.

Pilih RSUD ASA

Pilih RSUD Anugerah Sehat Afiat, tentukan poliklinik tujuan, dokter, dan tanggal rencana berobat.

Ketentuan Check-In Hari Kunjungan: Pasien BPJS wajib hadir di RSUD ASA paling lambat 30 menit sebelum jadwal shift poli dimulai untuk melakukan konfirmasi Check-In (Sidik Jari / Face Recognition) di mesin Anjungan Mandiri Loket BPJS. Keterlambatan dapat menyebabkan nomor antrean dilewati secara otomatis oleh sistem antrean poli.

Alur Pasien Baru (Belum Memiliki No. Rekam Medis)

Proses pendaftaran rekam medis baru melalui Form Wizard 3 Tahap Terpadu

Bagi masyarakat yang belum pernah berobat sama sekali di RSUD Anugerah Sehat Afiat, pendaftaran dilakukan melalui formulir interaktif multi-langkah (Wizard) dengan rincian berikut:

TAHAP 1 Validasi NIK KTP & Kelengkapan Identitas Pribadi

Masukkan 16 digit NIK KTP, lalu klik tombol Cek.
Sistem secara otomatis mengecek database lokal dan memanggil API checkPasienByNik($nik) ke SIMRS RSUD ASA.
Jika NIK terdeteksi sudah pernah berobat di SIMRS, sistem memberikan notifikasi pencegahan dan menyarankan Anda berpindah ke menu Pasien Lama.
Jika NIK valid dan belum terdaftar, isi kelengkapan: Nama Lengkap, Nomor Handphone WhatsApp aktif, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin (L/P), Agama, Pendidikan Terakhir, Pekerjaan, Nama Ibu Kandung, dan Data Penanggung Jawab (Nama & Hubungan).

TAHAP 2 Data Domisili & Cascading Wilayah Terintegrasi

Pilih Provinsi dari dropdown.
Sistem memuat daftar Kabupaten / Kota secara dinamis (Data wilayah di-cache dalam Redis untuk performa tinggi).
Pilih Kecamatan dan Kelurahan secara berjenjang.
Ketikkan RT, RW, dan Alamat Lengkap jalan domisili pasien.

TAHAP 3 Pemilihan Layanan, Jadwal Dokter, & Penerbitan Tiket

Pilih Metode Pembayaran: TUNAI / UMUM atau AD MEDIKA.
Tentukan Tanggal Periksa (Tersedia mulai hari ini sampai dengan 6 hari ke depan).
Pilih Poliklinik yang membuka layanan pada tanggal tersebut.
Pilih Dokter Spesialis yang bertugas sesuai shift jadwal praktik dan ketersediaan kuota.
Centang persetujuan Kebijakan Privasi RSUD ASA.
Klik tombol Kirim Pendaftaran ✓.

Keamanan Transaksi & Nomor Antrean (Backend Flow):

1. Sistem menerapkan query lock lockForUpdate() pada tabel transaksi dokter untuk mencegah nomor antrean ganda (Race Condition Protection).

2. Menghasilkan Journal Number unik format TRX-YYYYMMDD-XXXX dan Kode Booking REG-timestamp-XXXX.

3. Mendaftarkan profil rekam medis ke tabel pasien_barus dan tiket ke transaksi_pendaftaran_rawat_jalans.

4. Menginjeksikan sesi verifikasi otomatis sehingga pasien baru langsung dialihkan ke Dashboard Pasien tanpa perlu verifikasi ulang.

Alur Pasien Lama (Sudah Memiliki No. Rekam Medis)

Verifikasi NIK + Tanggal Lahir (Hybrid Check) & Reservasi Cepat Rawat Jalan

Pasien lama adalah pasien yang sudah pernah berobat atau memiliki Nomor Rekam Medis (No. RM) di RSUD Anugerah Sehat Afiat:

1. Verifikasi Identitas Cepat

Pada halaman Portal Pasien, klik kartu Pasien Lama (Umum) -> Daftar Ulang Pasien Lama. Masukkan:

NIK: 16 digit sesuai e-KTP.
Tanggal Lahir: Format tanggal (YYYY-MM-DD).

2. Mekanisme Verifikasi Dua Lapis (Hybrid Verification)

Lapis 1 (Database Lokal): Sistem mengecek tabel pasien_barus dan transaksi_pendaftaran_rawat_jalans.
Lapis 2 (SIMRS RSUD ASA): Jika belum ada di lokal, sistem memanggil endpoint SIMRS getPasienByTglLahirAndNik($tglLahir, $nik).
Jika data cocok, sesi aman dibuat dan pasien langsung diarahkan ke Dashboard Pasien Lama.

3. Layanan di Dashboard Pasien Lama

Profil Pasien: Menampilkan Nama Lengkap, Nomor RM, NIK, dan Tanggal Lahir.
Tiket Booking Aktif: Menampilkan antrean poliklinik mendatang lengkap dengan nomor antrean, jam praktik, dan status pelayanan.
Riwayat Kunjungan Trajal: Menampilkan seluruh catatan riwayat berobat masa lalu yang diambil langsung dari SIMRS RSUD ASA.
Booking Antrean Baru: Memilih poli dan dokter spesialis dengan satu kali klik tanpa perlu mengetik ulang biodata identitas.

Pembatalan Tiket Antrean Rawat Jalan

Mekanisme pembatalan mandiri sebelum jadwal kunjungan tiba

Apabila pasien berhalangan hadir pada tanggal periksa yang telah didaftarkan, pasien diharapkan membatalkan reservasi agar kuota dokter dapat dialihkan kepada pasien lain yang membutuhkan:

Buka Dashboard Pasien -> Temukan kartu tiket pada bagian Antrean Aktif.
Klik tombol merah bertuliskan Batalkan Antrean.
Konfirmasi dialog persetujuan pembatalan.
Sistem memperbarui kolom is_batal = true pada database dan melepaskan slot kuota dokter.
Pasien dapat langsung melakukan pendaftaran antrean baru untuk tanggal atau poliklinik lain.

Informasi Ketersediaan Tempat Tidur (Rawat Inap)

Monitoring transparansi kamar rawat inap real-time

Masyarakat dapat memantau ketersediaan bed rawat inap secara terbuka melalui menu navigasi Ketersediaan Kamar:

Kelas Perawatan: VVIP, VIP, Kelas 1, Kelas 2, Kelas 3, ICU, NICU, PICU, HCU, dan Ruang Isolasi.
Statistik Data: Jumlah total kapasitas bed, jumlah bed terisi, dan sisa bed kosong yang siap pakai.
Indikator Warna: Hijau menunjukkan ketersediaan aman, kuning menunjukkan kapasitas terbatas, dan merah menandakan kamar penuh.

Direktori & Jadwal Praktik Dokter Spesialis

Pencarian jadwal kerja dokter mingguan per poliklinik

Menu Jadwal Dokter memungkinkan masyarakat melihat profil dokter dan jam buka pelayanan:

Filter Poliklinik: Saring jadwal berdasarkan nama poli (Poli Anak, Penyakit Dalam, Kebidanan & Kandungan, Bedah, Gigi, Mata, Saraf, dll).
Pencarian Cepat: Ketik nama dokter atau gelar spesialis untuk menemukan profil tenaga medis.
Rincian Jam Praktik: Menampilkan hari operasional (Senin s/d Sabtu) serta jam shift mulai hingga selesai pelayanan.

Katalog E-Commerce Paket MCU & Layanan Kesehatan

Pemesanan paket pemeriksaan mandiri dengan transparansi biaya

Akses katalog promo dan paket pemeriksaan kesehatan terpadu melalui menu Katalog Layanan:

Pilihan Paket: Medical Check Up Eksekutif, Skrining Jantung Sehat, Paket Calon Pengantin (Pranikah), Skrining Diabetes, Paket Imunisasi & Vaksinasi Dewasa.
Transparansi Rincian: Setiap kartu paket memuat tarif resmi, daftar item pemeriksaan lab/radiologi, dan persiapan sebelum tes (puasa dll).
Pemesanan: Klik tombol Pesan Paket untuk langsung diarahkan ke form pendaftaran dengan pre-filled data paket, atau konsultasi via WhatsApp resmi.

Kalkulator Indeks Massa Tubuh (IMT / BMI)

Skrining status nutrisi dan rekomendasi poliklinik terarah

Fitur kalkulator kesehatan mandiri tersedia langsung pada halaman beranda:

Masukkan Berat Badan (kg) dan Tinggi Badan (cm).
Sistem menghitung rasio IMT (Berat / Tinggi²): Kurus (< 18.5), Normal (18.5 - 24.9), Gemuk (25 - 29.9), Obesitas 1 (30 - 34.9), Obesitas 2 (≥ 35).
Sistem otomatis memberikan saran edukasi gizi dan tautan reservasi ke Poliklinik Gizi Klinis atau Penyakit Dalam jika terindikasi berisiko.

Portal Keterbukaan Informasi Publik (PPID)

Akses dokumen regulasi, laporan kinerja, dan informasi berkala rumah sakit

Warga masyarakat dapat mengakses dokumen resmi RSUD ASA di menu Portal PPID:

Kategori Informasi: Informasi Berkala, Informasi Serta-Merta, dan Informasi Setiap Saat.
Fitur Dokumen: Dilengkapi penampil PDF interaktif (PDF Viewer) dan tombol unduh berkas resmi.

Akses & Keamanan Panel Administrator

Otorisasi petugas internal rumah sakit dan protokol keamanan sistem

Panel Administrator beralamat di rute URL: /admin.

Middleware Otorisasi: Seluruh rute admin diproteksi ketat menggunakan auth, verified, dan gate can:admin. Petugas non-admin yang mencoba mengakses akan ditolak (Error 403 Forbidden).
Anti Brute-Force: Percobaan login salah dibatasi maksimal 10 kali per menit (Throttle 10,1).
Session Fixation & CSRF: Setiap form administrasi dilengkapi token CSRF untuk menangkal pemalsuan permintaan antar situs.

Users Management (Kelola Pengguna)

Pengaturan akun operator loket, staf admin, dan verifikasi internal

Menu di sidebar: Master Data → Users Management (Rute: /admin/users).

Fitur & Validasi:

Tambah Pengguna: Input Nama, Email, Role (admin/user), dan Password. Akun otomatis terverifikasi (email_verified_at = now()).
Edit Pengguna: Mengubah nama, email, dan role. Password bersifat opsional (hanya diisi jika ingin mereset password pengguna).
Hapus Pengguna: Dilengkapi proteksi keamanan internal: Admin yang sedang login dilarang menghapus akunnya sendiri (auth()->id() === $user->id) guna mencegah hilangnya akses sistem.

Manajemen Pendaftaran Online

Monitoring reservasi antrean masuk dari portal web dan penanganan pembatalan

Menu di sidebar: Layanan Antrean → Pendaftaran Online (Rute: /admin/pendaftaran-online).

Filter Rentang Tanggal: Petugas dapat memfilter daftar booking berdasarkan start_date dan end_date untuk memantau beban antrean hari ini atau tanggal tertentu.
Filter Poliklinik & Pencarian: Cari pasien berdasarkan Nama, NIK, No. RM, atau Kode Transaksi REG-....
Detail Pendaftaran: Menampilkan rincian biodata pasien, data penjamin, nama dokter, dan shift jadwal periksa.
Pembatalan oleh Admin: Admin dapat membatalkan tiket pendaftaran melalui tombol Batalkan. Sistem mencatat is_batal = true sehingga slot dokter kembali bebas.

Pendaftaran Onsite Loket (Counter Fisik)

Pencatatan pasien datang langsung tanpa reservasi online

Menu di sidebar: Layanan Antrean → Pendaftaran Onsite (Rute: /admin/pendaftaran-onsite).

Digunakan petugas front-office di lobi rumah sakit untuk mendaftarkan pasien onsite:

Form entri mencatat: NIK (16 digit), Nama Pasien, Nomor Telepon, Tujuan Poliklinik, Tanggal Lahir, dan Alamat.
Data tersimpan di tabel transaksi_rajal_onsites dan dapat dicetak sebagai struk antrean loket fisik.

Master Data Poliklinik

Konfigurasi daftar poliklinik, kode SIMRS, dan kode bridging BPJS HFIS

Menu di sidebar: Master Data → Data Poliklinik (Rute: /admin/poli).

Field Data: name (Nama Poli, max 50), code (Kode Poli SIMRS, max 20), bpjscode (Kode Poli BPJS HFIS, max 20), spesialis (Spesialisasi), kuota (Default kuota pasien), inactive (Status 'Tidak' = Aktif, 'YA' = Nonaktif).
Integritas Relasi: Sistem memiliki proteksi penghapusan; poliklinik yang masih memiliki daftar dokter aktif tidak dapat dihapus untuk mencegah kerusakan relasi jadwal.

Master Data Dokter & Fitur Pemotong Foto (Cropper.js)

Manajemen profil dokter spesialis dan standardisasi foto resmi tenaga medis

Menu di sidebar: Master Data → Data Dokter (Rute: /admin/dokter).

Field Data: Nama Dokter & Gelar Lengkap, Kode Dokter SIMRS, NIP/SIP, Jenis Pegawai (DOKTER / NONDOKTER), Keterikatan Poliklinik (poli_id), Nomor HP, Kode Dokter BPJS HFIS (kode_bpjs), dan Status Aktif (inactive: TIDAK / YA).
Auto Cropper.js: Saat admin memilih file foto dokter, muncul modal interaktif pemotongan foto rasio presisi. Hasil potongan dikirimkan dalam format Base64 PNG ke controller dan disimpan pada disk storage/app/public/dokter secara otomatis.

Master Jadwal Praktik Dokter & Kuota Pelayanan

Pemetaan kalender shift praktik dokter dengan fitur pemilihan multi-tanggal

Menu di sidebar: Master Data → Jadwal Dokter (Rute: /admin/jadwal).

Pemilihan Multi-Tanggal: Admin dapat menandai beberapa tanggal periksa sekaligus dalam satu kali input (dipisahkan koma dalam format YYYY-MM-DD).
Jam Operasional: Jam Mulai dan Jam Selesai divalidasi format waktu H:i, di mana Jam Selesai wajib setelah Jam Mulai (after:jam_mulai).
Kapasitas Kuota: Menentukan batas kuota maksimal antrean pasien per sesi per hari (minimal 1 pasien).
Status Pelayanan: BUKA (Dapat dipesan pasien di portal), TUTUP (Pendaftaran dihentikan sementara), atau LIBUR (Dokter sedang cuti/izin).
Update or Create: Sistem otomatis memperbarui atau membuat baris jadwal baru di tabel jadwal_dokters tanpa menduplikasi data dokter dan tanggal yang sama.

CMS Hero Banner Beranda

Konfigurasi slide spanduk utama halaman depan website

Menu di sidebar: Pengaturan Beranda → Hero Banner (Rute: /admin/banners).

Upload Spanduk: Gambar format JPEG/PNG/JPG rasio lanskap 21:9 atau 16:9 (maksimal 2MB).
Konten Banner: Badge Teks (contoh: "Layanan Unggulan"), Judul Headline, Subjudul Teks, dan Tautan Tombol Aksi (link_url).
Overlay Opacity: Pengatur transparansi filter gelap (nilai desimal 0.00 s/d 1.00) agar teks judul tetap kontras dan mudah dibaca di atas gambar.

CMS Promo & Agenda Kegiatan

Publikasi flyer promo kesehatan, bakti sosial, dan seminar

Menu di sidebar: Manajemen Konten → Promo & Agenda (Rute: /admin/promos).

Kategori: Pilihan tipe Promo atau Agenda.
Flyer Poster: Upload poster flyer (max 2MB), judul kegiatan, dan batas tanggal berlaku (berlaku_sampai).
Tombol Aksi (CTA): Konfigurasi teks tombol (misal: "Daftar Seminar", "Chat CS") dan URL target tujuan tombol.

Publikasi Artikel & Edukasi Kesehatan

Pusat publikasi berita kesehatan, tips medis, dan informasi rumah sakit

Menu di sidebar: Manajemen Konten → Publikasi Artikel (Rute: /admin/articles).

Kategori: Pilihan kategori Edukasi, Kesehatan Anak, Preventif, atau Umum.
SEO Slug Otomatis: Slug URL dibuat otomatis dari judul artikel ditambah kode unik acak (contoh: tips-cegah-dbd-a8f3k2).
Thumbnail & Status: Upload gambar sampul, isi konten artikel, dan centang Publikasikan Sekarang untuk mencatat timestamp published_at.

Dokumen Keterbukaan Informasi (PPID)

Pengunggahan berkas regulasi resmi, laporan kinerja, dan dokumen publik

Menu di sidebar: Manajemen Konten → Dokumen PPID (Rute: /admin/ppid).

Kategori Informasi: berkala, serta_merta, atau setiap_saat.
Lampiran Berkas: File format PDF, JPG, PNG hingga ukuran maksimal 5MB.
Deteksi Tipe: Sistem otomatis mendeteksi apakah berkas adalah pdf atau image agar dapat dipratinjau dengan tepat di portal publik.

Pengelolaan Katalog Layanan & Paket MCU

Konfigurasi produk layanan kesehatan, tarif resmi, dan checklist pemeriksaan

Menu di sidebar: Manajemen Konten → Katalog Layanan (Rute: /admin/paket-kesehatan).

Form Entri: Nama Paket, Kategori Layanan, Harga Mulai (Rp), Keterikatan Poliklinik (poli_id), Deskripsi Singkat, dan Deskripsi Lengkap.
Item Pemeriksaan Otomatis: Admin memasukkan daftar tes laboratorium per baris (tekan Enter). Controller secara otomatis mengubahnya menjadi Array JSON di database dan menampilkannya sebagai checklist rapi pada halaman produk publik.

CMS FAQ JKN & Bantuan Beranda

Pengaturan daftar tanya jawab seputar alur BPJS pada slider beranda

Menu di sidebar: Pengaturan Beranda → FAQ JKN / BPJS (Rute: /admin/faqs).

Input Data: Pertanyaan, Jawaban Lengkap, Nomor Urutan (urutan) untuk menentukan susunan kartu pada slider, dan Status Keaktifan (is_active).

Halaman Tentang Kami & Profil Rumah Sakit

Konfigurasi visi, misi, moto pelayanan, maklumat, dan struktur organisasi RSUD ASA

Menu di sidebar: Manajemen Konten → Halaman Tentang (Rute: /admin/tentang).

Data Teks: Visi Rumah Sakit, Misi (Array per baris), Motto Layanan, Maklumat Pelayanan, dan Tugas Pokok & Fungsi (Tupoksi). Tersimpan secara dinamis di tabel cms_settings.
Upload Media: Foto Profil Gedung Utama Rumah Sakit dan Bagan Struktur Organisasi Resmi RSUD ASA Kota Depok.

Tanya Jawab & Panduan Solusi Kendala

Langkah penyelesaian cepat untuk permasalahan yang paling sering dihadapi pengguna

1. Mengapa Muncul Peringatan "NIK Sudah Pernah Terdaftar / Tertaut"?

Penyebab: NIK Anda telah tercatat pada database rekam medis SIMRS RSUD ASA atau pendaftaran antrean sebelumnya.

Solusi: Anda tidak perlu mendaftar sebagai Pasien Baru. Silakan beralih ke menu Pasien Lama → Masukkan NIK dan Tanggal Lahir untuk langsung melakukan reservasi dokter.

2. Email Tautan Reset Password Tidak Kunjung Masuk ke Kotak Masuk?

Penyebab: Email masuk ke folder filter spam atau email yang diketikkan berbeda dengan email saat pendaftaran awal.

Solusi: Periksa folder Spam / Junk email Anda. Pastikan ejaan email benar tanpa spasi. Anda dapat meminta pengiriman ulang tautan setelah 1 menit.

3. Poliklinik atau Dokter Tertentu Tidak Muncul pada Tanggal yang Dipilih?

Penyebab: Dokter spesialis tidak memiliki jadwal buka pada hari tersebut, kuota pasien telah habis (penuh), atau dokter sedang cuti dinas.

Solusi: Buka menu Jadwal Dokter untuk memeriksa hari kerja dokter, atau pilih tanggal pemeriksaan lain yang masih memiliki kuota tersedia.

4. Muncul Pesan "Anda Sudah Memiliki Pendaftaran Aktif ke Poli & Dokter yang Sama"?

Penyebab: Fitur pencegahan Double Booking mendeteksi adanya tiket aktif pasien pada dokter dan tanggal yang sama persis.

Solusi: Jika Anda ingin mengubah jam atau jadwal, batalkan terlebih dahulu tiket sebelumnya di Dashboard Pasien, kemudian buat pendaftaran baru.

5. Apakah Satu Akun Login Bisa Digunakan untuk Mendaftarkan Anggota Keluarga Lain?

Kebijakan Sistem: Satu akun portal secara ketat hanya ditautkan dengan 1 NIK pasien (1 Akun = 1 Rekam Medis) demi melindungi riwayat diagnosa dan privasi medis.

Solusi: Untuk mendaftarkan anggota keluarga (anak/orang tua), daftarkan akun baru dengan email masing-masing, atau lakukan pendaftaran langsung melalui Loket Onsite RSUD ASA.

Pusat Layanan Bantuan RSUD ASA Depok

Tim Customer Care kami siap membantu Anda menyelesaikan kendala pendaftaran antrean online

WhatsApp Care 0822-6182-3883 Senin - Sabtu (07.30 - 15.00 WIB)

Emergency IGD (021) 2944-1234 Layanan Gawat Darurat 24 Jam

Alamat Faskes Jl. Raya Sawangan No. 1, Kota Depok, Jawa Barat